这张表格,张一鸣和全员每2个月都要填写

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时间:2020-03-24 15:35 作者:admin 点击:
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作者:姚琼 责编:智勇

来源:笔记侠(ID: Notesman )

2020年2月23日,在笔记侠和更新学堂联合出品的《商学公益直播》013期中,姚琼工作室创始人、人力资源绩效管理专家、OKR敏捷绩效管理创始人姚琼进行了主题为“OKR远程办公管理利器”的直播。

以下为演讲精编:

我今天分享的主题是远程办公的管理利器—OKR(目标与关键结果)。

一、远距离办公优势与挑战

疫情期间,很多企业采取了远距离办公。接下来,为大家分析一下远距离办公的优势与挑战。

1.优势

① 降低租金与人员成本

节约成本有两方面:一是租金成本,二是人员成本。

第一,租金成本。

办公室里一人一工位,在不需要这么多工位的情况下,需要的办公场所和面积也会减少,这时就可以节约租金。

2015年,我所在的公司(爱立信)开始做流动工位,也就是整个办公室的位置,人人都可以坐,哪个位置空着,就坐哪个。

当时有100个工位,但其实有30个人是在外面办公,公司只需要提供70个工位。所以当时我们进行流动办公之后,整整省了一层楼的租金。

第二,人员成本。

疫情之后,一个企业要活下去,很重要的一方面就是降低员工成本。

除了工资以外,企业还要承担员工的社保以及各种福利的成本。一个薪资为8000元的员工,企业实际可能要为之支付15000元左右,成本非常高。

怎么来降低成本?调整人员结构。不需要100%的全职员工,员工可以由各种各样的结构组成。

第一,实习生。 我们在学校里挑一些实习生,这些实习生毕业前在公司工作,未来表现好的留下来,这个时候他只是一个实习的成本。

第二,兼职员工。 工作量特别大的时候,可以招聘兼职员工,费用较低。

第三,非公司直属的正式员工。 这类员工不跟公司直接签署正式合同,而是与外面人力资源公司签的合同。

第四,工作外包。 外包出去以后,正式员工就削减了。

② 延长办公时间

我已经在家办公快一个月了,差不多从早上开始办公,一直到晚上10点,有时候甚至到凌晨12点。不知不觉就延长了工作时间,没有了下班时间。

省了上下班途中的两个小时,这些时间可以用来休息。睡眠质量提高了,工作效率也可以提高。

③ 聚焦不打扰

在家里没有人会打扰你,时间可以集中化利用。

而在公司里,时间基本上是碎片化的,一会要开会,一会有电话打来,一会其他部门有人来找你……

我以前在公司里工作的时候,白天的时间全部被碎片化了,只能在没人打扰的晚上加班,做一些自己的事。

④ 提升员工满意度

在家办公,要平衡工作和生活。

以前我们有一个岗位的招聘信息发出后,特别好招,因为这个岗位的工作时间是下午开始上班,结果好多年轻人来应聘了。

我问他们为什么,他们说不想早上来上班,下午和晚上这期间上班挺好。错峰也是一个方法。

2.挑战

① 自我管理的挑战

在家工作,员工能不能进行有效的自我管理,把工作真正做好。

② 对沟通协作的挑战

团队人员之间无法面对面进行沟通和协作,不方便处理某些工作。

③ 对管理绩效的挑战

管理层不能实际见到员工,不了解实际工作情况,很难对员工的绩效进行衡量与考核。

为了应对这些挑战,为了能保证在家办公的效率、效果和在办公室是一样,建议大家使用OKR(目标与关键结果)工作法。它不仅适合在办公室,也适合远距离办公。

二、OKR 工作法

1.OKR简介

字母“O”是Objectives的缩写,译为“目标”。字母“KR”是Key Results的缩写,译为“关键结果”。

目标:我想要去哪里? 关键结果:我如何能到达那里?

OKR(目标与关键结果)的初级应用是会写,今天我也会教大家怎么写。中级应用是要把OKR形成一种习惯。高级应用是让OKR成为你的一种思维方式。

对于一个企业来说,OKR的初级应用就是我们每个人都会写,每个人开会都在用,坚持几年,把它用成一种文化,最后就成为一种OKR的文化来指导我们每个人的行为。

OKR(目标与关键结果)特别强调创新和团队协作,这是它的文化。每一家想要成功的企业必须要做到这2点。

OKR不仅可以用在工作上的,还可以用在生活上。被问到3——6个月你最重要的目标是什么时,你可以想到是工作方面,你也可以想到生活方面,你的生活和工作都是有目标的。

所以学会OKR目标管理法之后,可以用在人生的各个方面。

2.目标管理工具发展史

① SMART

S:Specific 具体的(实实在在的,不是抽象的)

比如学习有很多方法,每月看书就是很具体的学习方法。

M:Measurable 可度量的(能够量化或细化)

比如每月看书不是可量化的,应该是每月看几本书。

A:Attainable 可实现的(跳起来能摸得着)

也就是这个目标有难度,就是你必须要经过努力,跳一跳够得着。

我每月看5本书是有点难的,因为我的工作是做培训和咨询,天天在全国各地飞,没有多少时间闲下来看书。为了实现这个目标,我必须在飞机上看书,因为在飞机上没有人打扰,也不能打开电脑。

目标要有一定的挑战性。如果我给自己定一个月看一本,其实没有意义,不具有挑战性,对我的能力提升也不大。因为一个月看一本,我随随便便就能完成了。

R:Relevant 相关联的(与公司战略经营目标、岗位职责相关)

也就是说你为什么要设这个目标,它肯定跟岗位是有相关的。

为什么我要一个月看5本书?因为我现在给中国最优秀的企业在做培训,我一定要不断地充实自己。所以看书是跟我的专业能力是相关的。

你设一个目标,不仅仅是为自己,更是为了团队和公司的业绩增长,这是与你的岗位职责有相关性的。

T:Time—bound 有时限的(要求能在一定期限内完成)

所有的目标都需要有Deadline(截止日期),这样的目标才是真正有价值的目标。

② KPI

SMART出现之后,80年代又出现了一个管理工具:KPI(KeyPerformance Indicator关键绩效指标)

华为和腾讯等很多著名的公司,在OKR出现之前,都是用KPI考核模式。

③ BSC

到90年代,又出现了一个工具叫BSC(Balance the school card,平衡计分卡)。

平衡计分卡是在KPI和SMART的基础之上,迭代起来的一个战略管理工具。

所有的工具它本身是不冲突的、不矛盾的,这些工具联合使用、融合使用、分别使用都是可以,这是一个不断迭代的过程。

那么这三个工具的共同特点就是一个字: SMART,也就是一定要量化。

3.KPI与OKR

① 不同点

第一,本质区别。 KPI(关键绩效指标)是考核工具,OKR(目标与关键结果)是自我管理工具。

第二,表现形式不同。 KPI是静态的,一年设一次,后面不再变动。OKR是动态的,每周或每月都可以设。

大家想想,目标是动态的好还是静态的好?

我辅导了很多公司,去年年底的时候,信心满满地设了2020年的销售额目标,但是那个时候没有想到会有疫情。所以到了今年所有的目标全部要重新来过。

所以动态的目标,可能更适合多变的环境。

第三, 特性不同。 KPI具有保密性,一般只有领导和你自己知道,其他人都不知道。OKR是透明化的,因为它是用来做沟通的,需要双方都知道才能进行沟通。

② 相同点

两者的共同点都是要量化。

以客户满意度作为一种指标为例。

KPI只有一个数字:客户满意度90%。把KPI的内容转化成OKR(目标与关键结果)的形式,呈现的内容就不一样。

这里有4个KR(关键结果)符合SMART原则,一定要有数字。清晰表明什么时间、什么地点、做一件什么事,做到一个什么样的成果。

这4项KR都做到了,你的目标就能实现吗?如果能实现,说明这个OKR设定的很好。如果不能,就要做调整。

所以OKR更强调过程和跟踪。它也有结果,即目标O。

两者是可以做一些转化的。也就是可以把考核的这些KPI写成OKR这种模式。KPI做考核,OKR做管理,这两者既可以分开也可以结合使用。

接下来我来举一个OKR(目标与关键结果)的案例,大家可以更好的去理解。

现在我们全国人民都有一个共同的O(目标),就是全国人民共同奋斗,成功抗击疫情。

这就是我们现阶段最想要的,但是不能光喊口号,我们需要一系列的方法和措施。

KR1:武汉1月23号执行全城隔离。这里是时间节点。

KR2:全国人民实行在家隔离14天,这里有量化的“14天”,因为有科学依据。

KR3:每天通报疫情病例数来严格监控疫情的发展。这里是时间频率。

KR4:希望我们在某月底我们能够成功研发出治疗的方案,写最重要的一个方法。

如果这4个KR(关键结果)成功了,我们的疫情就能够抗击成功,这说明我们的KR是非常有效的。

但是也有可能这4个KR都做了,还没有抗击成功,怎么办?KR是可以调整的,要不断地生成新的KR办法。

三、OKR助力远距离办公的4大特征

1.聚焦

我刚刚问的问题,接下来的3——6个月,你最重要的工作是什么?

O(目标)不要太多,2——5个即可。写太多,就变成了任务清单。

每个O(目标)的KR(关键结果)也不要太多,2——4个来支撑你的O即可。

你想做100件事情,但是得根据优先级,选取最重要的三件事情。少就是多,只把有限的时间放在最重要的事情上。

2.透明

你看到别人的OKR(目标与关键结果)会产生什么样的效果?

第一,产生同事压力。

一个坐在你旁边的同事,你看到他的目标特别有挑战性,他这么优秀,你内心就会受到刺激,产生压力。所以这个时候,你的自尊心和内在驱动就激发了,我要加油,不能比他差。

优秀同事给你做了榜样,带来这种良性的压力会让你产生动力。别人可以做到的,你也可以做到。

第二,促进协作。

因为我们都知道工作内容是什么,彼此之间可以合作。

3.协作

协助有两种:

一是纵向协作,你的下属支持你,你支持老板,老板支持公司战略。

二是横向协作,职能部门支持IT、销售、研发,研发支持产品,产品支持销售市场。

横向协作在整个公司里是最难的,因为一般情况下,各部门只为自己部门负责,所以要打破部门墙,这称为“捅窗效应”。

但现在所有的工作都是要横向协作的。信息透明化后,检测所有的OKR(目标与关键结果)是否互相匹配,是否需要跨部门协作。

4.挑战

OKR(目标与关键结果)能不能实现挑战呢?是可以的。

人要有挑战思维,也就是你要挑难的做,为什么?因为难的才能显示出你的能力,难的你都能做到,那简单的就不在话下了。

那么这里面我教大家一个叫“信心指数”。一件事情有十分的标准,你有五成把握,我建议你就可以往上冲了。

比如我计划一个月看5本书,但是有时候我不是每个月都能做到,所以只要有五成把握,你就可以往上冲了,因为你是在挑战自己。如果你所有的目标都是十足把握,那就是太简单了。

员工一开始会比较保守,他们不愿意挑战,因为挑战是很辛苦的。所以挑战是在考验你,你要想做得更加优秀,你必须要挑战自己。

在谷歌,除了挑战性OKR,还有承诺性OKR,也就是写出来的目标必须要做到的。

承诺性OKR是一定要做到的,挑战性OKR是为了创新和未来,暂时做不到也没有关系,只要努力就可以了。

比如说我给自己设了三个OKR(目标与关键结果),其中有两个是承诺100%要做到,还有一个是挑战性OKR。所以我们要两者结合,既有挑战性OKR也得有承诺性OKR。

四、在家办公模式:每周OKR

OKR(目标与关键结果)设定周期可以是年度、季度、月度、6周或2周。但在疫情期间,因为大家都在家办公,所以我推荐每周OKR。

每周OKR一共有5天,下面简述一下流程。

1.共识会(每周一)

每个礼拜一,团队每个人把自己的OKR写出来,然后开共识会。陈述自己这周要做的O和KR,有什么矛盾可以及时解决,达成一致就可以做事了。

2.晨会(每日)

每天晨会讲什么?三句话。

第1句话,昨天我完成了什么工作。 第2句话,我今天要做什么工作。 第3句话,我遇到了些什么困难,我需要谁的协助。

三句话,这个会议很快就能开完。

3.复盘会(每周五)

复盘会每个人为自己的KR(关键结果)打分,即汇报工作成果。形成一个PDCA循环流程,有开始、过程和结束。

怎么打分?给大家分享两个打分法。

① 谷歌打分法

这个打分方法是一分制,每个KR(关键结果)要打分,4个KR打完分之后,这4个KR分数加起来的平均分,就是OKR(目标与关键结果)的得分。

一分就表明出色完成。0.7分也是可以接受,因为如果是挑战性OKR(目标与关键结果)的话,完不成也很正常。

② 交通灯打分法

红灯是警戒。完成了差不多,有点危险。 黄灯是提醒,一切正常,一切顺利。 绿灯是出色完成。